Credit management in tijden van Corona - zo doe je dat

De pandemie leert ons allerlei zaken, waaronder ook het belang van een adequaat debiteurenbeheer. Bijna elk bedrijf heeft te maken met klanten die te laat betalen. Uit onze ervaring van de afgelopen maanden hebben we gemerkt dat het aantal klanten dat te laat betaalt toeneemt. Sommige bedrijven hebben problemen met het managen van de thuiswerksituatie, andere hebben op dit moment niet genoeg inkomsten om hun facturen op tijd te betalen, en sommige hebben zelfs te maken met insolventie. Wat kunt u doen om uw debiteurenbeheer te verbeteren? In deze blog geven we u onze top 5 tips!

1. Zoek uit of de reden voor de niet-betaling gerelateerd is aan de pandemie of niet

Heeft uw klant al eerder te laat betaald vóór de pandemie, of is het de eerste keer dat uw klant te laat betaalt? Veel klanten gebruiken op dit moment het ‘Corona-excuus’ en proberen betaling uit te stellen. Als uw klant voor de eerste keer te laat betaalt, kunt u een voorstel vragen over hoe en wanneer u de betaling kunt verwachten, bij voorkeur vóór een bepaalde datum. Is de klant bereid te betalen, dan komt hij of zij met een goed voorstel. In dat geval is het aan te raden om uw klant tegemoet te komen en de langere betalingstermijn toe te staan, zodat u de klant zult behouden en helpt waar nodig. Uw klant zal zich dat zeker herinneren voor toekomstige transacties. Als uw klant altijd te laat betaalt, zorg er dan voor dat hij/zij geen misbruik kan maken van de situatie en uw empathie. Communiceer duidelijke regels en voorschriften om ervoor te zorgen dat de debiteur de vordering zo snel mogelijk betaalt. 

2. Zorg voor een schriftelijke overeenkomst

Indien u en uw klant een nieuwe betalingstermijn overeenkomen, bevestig dit dan niet alleen telefonisch of persoonlijk, maar zet het ook op papier. Alleen op deze manier heeft u een document waar u naar kunt verwijzen als de klant zich niet aan de door u gemaakte afspraak houdt. 

3. Minder verkoop? Los oude gedisputeerde claims op

Klanten kopen in deze tijd mogelijk minder. Deze tijd leent zich bij uitstek om uw debiteurenbeheer zoveel mogelijk op te schonen door gedisputeerde claims op te lossen. Helaas staan we pas aan het begin van een economische recessie. Hoe later u uw disputen oplost, hoe kleiner de kans dat uw klant u kan betalen. Los daarom uw gedisputeerde zaken zo snel mogelijk op.

4. Zoek een manier om uw debiteur te bereiken

Het bereiken van uw debiteur kan een uitdaging zijn als deze zich bevindt in een land met strikte lockdown-maatregelen. Controleer daarom al uw eerdere communicatie met de klant om een manier te vinden uw klant te bereiken. Vaak kunt u meer informatie vinden op diens website. Het kan ook nuttig zijn om bij de receptie of via een algemeen e-mailadres te vragen naar specifieke contactgegevens van de persoon of afdeling die u wilt bereiken. 

5. Wees bereikbaar

Net zoals het een uitdaging kan zijn uw debiteur te bereiken, kan het ook zo zijn dat uw debiteur moeite ervaart om met u in contact te komen. Indien u minder bereikbaar bent per telefoon, zorg dan voor een goede voicemail die aangeeft hoe u het best bereikbaar bent. Veel bedrijven zijn gedurende deze tijd gemakkelijker te bereiken via e-mail. Geef dit duidelijk aan op uw website en controleer regelmatig uw e-mails. 

Een goed debiteurenbeheer kan essentieel zijn om levensvatbaar te blijven gedurende de economische recessie die deze pandemie met zich meebrengt. Ondanks alle nadelen biedt Corona ook kansen. Uiteindelijk hebben bedrijven nu extra tijd om de vaak niet-geprioriteerde processen, zoals het debiteurenbeheer, te verbeteren. Maak gebruik van die kans!