4 alarmsignalen: het gedrag van klanten voordat ze wanbetalers worden – en adviezen voor een adequate reactie

Een klant vertoont vaak typisch gedrag waaraan je kunt herkennen dat de kans groot is dat bij deze klant een betalingsachterstand gaat ontstaan. Als u weet hoe u deze alarmsignalen in gedrag kunt identificeren, dan kunt u op een specifieke manier handelen om de kans dat de klant uw facturen tijdig betaalt te vergroten. Het lijkt misschien vreemd dat een incassobureau adviezen geeft om de kans te verkleinen dat een klant wanbetaler wordt, maar wij geloven in gerechtigheid en uw recht als bedrijf om uw facturen betaald te krijgen. Het is tenslotte niet meer dan eerlijk om op tijd betaald te worden voor een geleverd product of dienst. Wij zijn echter wel van mening dat het na een bepaald punt de beste oplossing is om het dossier over te dragen aan een specialist in credit management, om de volledige inning van de schuld te verzekeren. In deze blog leest u alles over de vier veelvoorkomende alarmsignalen in het gedrag van klanten die hun facturen misschien niet op tijd betalen en onze adviezen voor een adequate reactie op dat gedrag.

Een verandering in het communicatiepatroon

Wij spreken uit ervaring: een verandering in het communicatiepatroon van een klant kan één van de eerste ‘symptomen’ zijn van het niet op tijd betalen van een factuur. Als u bijvoorbeeld eerder elke twee weken contact had met deze klant, en opeens heeft u slechts eens in de twee maanden contact, dan kan dat een duidelijke indicatie zijn dat een klant afstand neemt. Dit gaat vaak gepaard met een verandering in hun tone of voice. Als u een verandering in het communicatiepatroon van de klant opmerkt, is dat wellicht iets om u zorgen over te maken.

Ons advies: houd een duidelijk overzicht van al uw contact bij – zowel telefoongesprekken als schriftelijke communicatie – die u met de klant heeft gehad, inclusief de specifieke datum en tijd. Op deze manier kunt u de frequentie van uw contact bijhouden. Als u een belangrijke verandering opmerkt, kunt u uw klant op een vriendelijke manier vragen naar de reden voor dit veranderende patroon. Als blijkt dat u zich nergens zorgen over hoeft te maken, heeft u tenminste iets gewonnen door in contact te blijven met een gewaardeerde klant!

Betalingen en betalingsgesprekken uitstellen of vermijden

Dit alarmsignaal is vrij voor de hand liggend. Als uw klant de betaling voortdurend uitstelt met typische excuses of überhaupt nooit over de betaling wil praten, dan is dit een duidelijke aanwijzing dat deze klant een wanbetaler kan worden. Een terugkerend ‘Sorry, ik heb het nu zo druk, kunnen we er volgende week over praten?’ wanneer u over de facturen begint, is het meest typische alarmsignaal voor klanten die niet op tijd gaan betalen.

Ons advies: voorkom uitstel van betalingsgesprekken door een manier te vinden om op een korte en efficiënte manier over de facturen te praten, zodat het niet nodig is om dit uit te stellen. Door dit te doen kunt u hoger op de prioriteitenlijst van de crediteurenadministratie of verantwoordelijke persoon komen voordat het te laat is.

Ongewone bestellingen

Als er een verandering optreedt in het inkooppatroon van een klant, of als een klant iets koopt dat sterk afwijkt van uw normale verkooppatronen, dan is dit iets om in de gaten te houden. Ongewone bestellingen kunnen een belangrijk alarmsignaal zijn. Om een voorbeeld te geven: een klant heeft de afgelopen vier jaar maandelijks product A, ter waarde van €1000, besteld. Vervolgens bestelt dezelfde klant 50 stuks van product B met een totale waarde van €35.000. Deze plotselinge verandering in hun inkooppatroon kan een mogelijk risico vormen voor het op tijd betaald krijgen van uw factuur. Dit is natuurlijk niet altijd het geval, maar in onze ervaring kunnen zeer ongebruikelijke bestellingen een signaal zijn voor wanbetaling.

Ons advies: om te voorkomen dat de factuur van een ongebruikelijke bestelling achterstallig wordt, raden wij u aan om na de geplaatste bestelling contact op te nemen met uw klant om direct de betalingswijze te bespreken. Het wordt hierbij sterk aangeraden om in dit soort gevallen een voorschot op de betaling te vragen. Wees extra voorzichtig wanneer uw klant wordt beïnvloed door externe factoren (zie het volgende alarmsignaal) of wanneer uw klant het risico loopt failliet te gaan.

Externe factoren

Het is een feit dat veel bedrijven en particulieren tegenwoordig worden getroffen door de crisis als gevolg van het Coronavirus. Dit is een voorbeeld van een externe factor die grote invloed heeft op de cashflow van de meeste bedrijven en consumenten. Uiteraard zijn er altijd externe factoren waar rekening mee gehouden moet worden. Het effect van deze externe factoren is voor elke branche en voor elke klant verschillend en moet daarom voor elke klant afzonderlijk worden geanalyseerd, omdat het een alarmsignaal kan zijn voor wanbetaling.

Ons advies: analyseer zoveel mogelijk de economische situatie van de branche waarin uw klant actief is, zodat u een overzicht heeft van wat u kunt verwachten. U wilt de financiële gezondheid van uw klant kunnen inschatten, want het innen van een schuld bij een failliet bedrijf is praktisch onmogelijk. Heeft u een klant in een sociaal of economisch instabiele sector of regio? Bespreek dan vooraf de betalingswijze en probeer afspraken te maken voor uw financiële relatie.

Wees waakzaam en anticipeer op het gedrag van uw klanten

Wat hebben deze vier alarmsignalen gemeen? Ze duiden allemaal op een verandering in het gedragspatroon van uw klanten. Als u een verandering in hun gedrag opmerkt, analyseer dan de situatie en onderneem actie voordat het te laat is. Herkent u één van deze vier signalen bij uw huidige klanten? Twijfelt u wat u moet doen en wilt u advies? Neem dan contact met ons op!